Verhuizen binnen het gebouw zelf klinkt misschien als iets makkelijks. Toch vraagt ook dit type verhuizing om een goede planning. Denk aan een afdeling die naar een andere verdieping verhuist, werkplekken die van plaats wisselen of een heel archief dat naar een andere ruimte moet.
Ook tijdens een renovatie, verbouwing of reorganisatie moet er soms intern verhuisd worden. Het belangrijkste verschil met een gewone verhuizing is natuurlijk de afstand, maar daarmee verdwijnen de praktische uitdagingen niet.
Meubels, apparatuur, documenten en andere spullen moeten weer op de juiste plek terechtkomen. Ondertussen moeten medewerkers zoveel mogelijk doorwerken. Een goede voorbereiding helpt om de interne verhuizing efficiënt te laten verlopen en de dagelijkse werkzaamheden zo min mogelijk te verstoren. [1] Deze drie tips helpen je daarbij.
Breng vooraf de nieuwe indeling in kaart
Een interne verhuizing begint met bepalen wat waar terechtkomt. Als dit vooraf niet duidelijk is, kost het plaatsen van meubels en spullen tijdens de verhuisdag onnodig veel tijd. Kijk daarom goed naar de nieuwe ruimtes en bepaal welke werkplekken, kasten en apparatuur waar komen te staan.
Controleer ook of de aanwezige infrastructuur aansluit bij de afdeling die naar de ruimte verhuist. Maak daarnaast duidelijk welke spullen bij welke medewerker of afdeling horen. Geef verhuisdozen bijvoorbeeld een herkenbaar label met de nieuwe bestemming.
Bij het verplaatsen van complete afdelingen helpt een vaste indeling bovendien om medewerkers na afloop snel weer op hun eigen werkplek te krijgen.
Houd rekening met medewerkers en andere gebruikers
Bij intern verhuizen blijft het gebouw vaak gewoon in gebruik. Medewerkers van andere afdelingen blijven aan het werk terwijl meubels en dozen door gangen of liften worden verplaatst. De planning moet daar rekening mee houden.
Het doel is dat betrokken medewerkers hun werk zo snel mogelijk hervatten en andere afdelingen natuurlijk zo weinig mogelijk overlast ervaren. Dat geldt ook wanneer meerdere organisaties hetzelfde pand gebruiken.
Een interne verhuizing hoort de werkzaamheden van andere gebruikers niet onnodig te verstoren. Klanten en bezoekers moeten het gebouw eveneens op een normale manier kunnen betreden. Houd gangen en andere belangrijke doorgangen daarom zo veel mogelijk vrij.
Bescherm het gebouw tijdens de verhuizing
Ook bij een korte verhuisafstand blijft bescherming belangrijk. Kasten, bureaus en andere meubels moeten veilig naar hun nieuwe plek. Tegelijkertijd moeten vloeren en liften beschermd worden tijdens het transport. Goed verhuismateriaal helpt daarbij en verkleint het risico op schade aan het gebouw en de spullen.
Sommige meubels moeten eerst uit elkaar gehaald worden voordat ze naar een andere ruimte gaan. Na het verplaatsen moeten ze vervolgens weer worden gemonteerd. Ook apparatuur moet opnieuw aangesloten worden. Een gestructureerde aanpak helpt om iedere stap op het juiste moment uit te voeren. [2]
Laat intern verhuizen georganiseerd verlopen
Bepaal vooraf de nieuwe indeling, label spullen duidelijk en houd rekening met iedereen die tijdens de verhuizing in het gebouw aanwezig blijft. Een professionele aanpak helpt daarnaast om meubels en andere spullen snel en veilig naar hun nieuwe locatie te brengen. Zo blijft de onderbreking van de dagelijkse werkzaamheden beperkt.
Wil je werkplekken, afdelingen of andere onderdelen van je organisatie binnen hetzelfde gebouw verplaatsen? Neem contact op met Verhuisbedrijf Noord en bespreek welke ondersteuning past bij jouw interne verhuizing.
Bronnen:
[1] Brabantse Verhuiscentrale. (2024, 19 maart). Interne verhuizing: onderschat het niet.https://www.verhuiscentrale.nl/post/interne-verhuizing-onderschat-het-niet
[2] Van der Velde Verhuizingen. (z.d.). Intern verhuizen. https://vanderveldeverhuizingen.nl/dienst/intern-verhuizen/